第一章  总  则

第一条 为加强进场交易项目档案的集中统一管理，维护交易项目档案的真实、完整、安全,有效利用进场交易项目档案资源，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《河北省公共资源交易电子文件归档与电子档案管理规范》等有关法律法规，结合实际情况，特制定本细则。

第二条 本细则所称的进场交易项目是指进入河北省公共资源交易中心（以下简称交易中心）进行交易的项目，适用于所有在交易中心运行服务管理以及组织开展各类交易活动中所产生的电子文件归档和电子档案管理。

第三条 本细则所称电子文件（电子数据、数据电文、电子文档的统称），指在公共资源交易活动全过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

第四条 进场交易项目档案作为记录招标、采购、权属交易活动的重要资料，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿或者私自销毁。其内容必须准确、完整，并能真实反映进场交易活动内容。

第二章  职责和分工

第五条 交易中心对进场交易项目档案实行统一领导，分级管理。

第六条 涉及电子档案管理的相关处室有：综合处、交易受理处、交易组织处、交易评审处、交易见证处、技术信息处。

第七条 综合处负责对完成归档的进场交易项目电子档案进行借阅（借调）管理、出证等。

第八条 交易见证处负责进场交易项目电子档案收集、整理、编制目录、归档及对完成归档的进场交易项目电子档案实行集中管理，具体负责电子档案的保管。

第九条 其他业务处对应该立卷归档的电子档案，指定项目负责人收集，按照业务表格中目录表的顺序完成预归档，确保项目资料的真实性、完整性，并向交易见证处电子档案管理工作人员办理电子档案移交和接收工作。

第十条 技术信息处负责为公共资源交易电子档案管理工作提供日常信息技术支撑。

第十一条 项目电子档案未移交时，由各业务处对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管，不得伪造、变造、隐匿或私自销毁。

第十二条 交易发起方、社会代理和中介机构应当签订保证承诺文件，对各自电子文件的真实性、完整性负责。按照《河北省公共资源交易电子文件归档与电子档案管理规范》单独或共同完成预归档，并向交易中心电子档案管理工作人员办理电子档案移交和接收。

第三章  电子档案的归档范围和规则

第十三条 下列公共资源交易电子文件应当纳入归档范围：注册登记文件、交易发起文件、交易响应文件、评审过程文件、合同签订文件、实施验收文件、质疑答复、投诉处理决定等交易活动记录及其他有关文件、资料。

公共资源交易监控录像资料作为公共资源交易项目电子档案的重要组成内容，纳入电子文件归档范围。

第十四条 电子档案保管期限分为永久、30年和15年三个档次，同一项目的电子档案保管期限相同。30年、15年的保管期限不作为电子档案到期销毁的依据。

第十五条 电子档案分类嵌入电子档案系统加以固化，提高归档操作自动化水平。

电子档案采取：类别—年度—保管期限—项目分类法。

第十六条 电子文件采取在线归档方式。纸质文件应当形成数字副本一并归档。

第四章  电子档案的移交与接收

第十七条 各业务处应在规定期限内将整理好的项目电子档案按照电子档案移交流程移交到交易见证处。

    第十八条 交易见证处如发现其他业务处、交易发起方、社会代理和中介机构移交的项目档案未按交易中心交易项目电子档案管理细则要求整理的应停止接收。

第十九条 电子档案移交后，如存在纸质档案的应当一并移交，纸质档案应当按照《河北省公共资源交易中心交易项目档案管理办法》要求进行立档装订并独立保存。

第五章  电子档案的管理

第二十条 交易见证处应明确一名电子档案管理工作人员，负责项目档案的贮存、保管和电子档案管理系统的正常运行，如发现系统及硬件故障、光盘存储介质空间不足等情况时应及时通知技术信息处进行处理。同时应保证电子档案室的清洁卫生，做好防虫、防霉、防湿、防火、防盗工作。

    第二十一条 根据国家法律法规有关规定，政府采购类进场交易项目档案保管期限为15年。

第二十二条 进场交易项目档案的保管期限起始时间，从立卷之日算起。

第二十三条 保管期满的进场交易项目档案，按照销毁程序执行。

第六章  电子档案的查阅及利用

第二十四条 因工作需要，确需借阅或下载电子档案资料的，必须办理借阅手续。

第二十五条 中心工作人员因工作需要查阅档案资料或因特殊情况需下载电子档案时，需通过电子档案系统在线提交档案借阅、调阅申请，由本处处长及综合处处长批准后，方可借阅、下载，借阅时间一般不得超过一周。

第二十六条 交易发起方、社会代理和中介机构借阅、下载有关电子档案材料时，必须通过电子档案管理系统在线提交档案借阅、借调申请，并经综合处处长和中心分管主任批准后，方可借出。原则上上述用户只能借阅、下载属于本单位项目的相关档案资料。如需借阅、下载非本单位项目档案按照本细则第二十八条执行。

第二十七条 其他外部单位借阅、下载有关电子档案材料时，必须通过电子档案管理系统在线提交档案借阅、借调申请，并上传本单位来函或在线签订申请函，并经综合处处长和中心分管主任批准后，方可借出。

第七章  其他

第二十八条 如电子档案管理人员工作变动，应办理电子档案管理工作移交手续，经中心分管领导签字认可后，方可交接。

第二十九条 国有产权交易、涉诉资产拍卖、约束性资源交易等由各管理部门参照本办法制定相关细则。

第三十条 本细则由河北省公共资源交易中心负责解释。

第三十一条 本细则自发布之日起施行。